Uvod: administracija u građevinskoj tvrtki
U građevinskoj tvrtki vaša uloga u administraciji možda nije na gradilištu, ali je ključna za stabilno poslovanje. Kroz vaše ruke prolazi većina dokumentacije: ugovori o radu, liječničke potvrde, radne dozvole, evidencija radnih sati, bolovanja i godišnji odmori. Svaki propust može uzrokovati kašnjenje obračuna, pravne posljedice ili dodatni pritisak na organizaciju projekata.
U praksi se i dalje mnogo toga vodi na papiru ili u nepovezanim Excel tablicama. Takav pristup lako dovodi do izgubljenih dokumenata, neusklađenih podataka i nepotrebnih troškova.
Primjerice, kad zaposlenik promijeni gradilište, a podatak se ne ažurira na vrijeme, lako nastaje nesklad između evidencije sati i obračuna plaće. Bez pouzdane aplikacije teško je pružiti podršku cijeloj tvrtki, od uprave do gradilišta.
Insidico sve to pojednostavljuje. Svi podaci i dokumenti nalaze se na jednom mjestu, dostupni u svakom trenutku i uvijek ažurni.
Digitalni profili zaposlenika
Umjesto registratora i nepovezanih datoteka, u Insidicu svakom zaposleniku dodjeljujete digitalni profil koji sadrži:
- radno mjesto i odjel
- osnovne kontakt podatke
- datume zaposlenja, liječničkih pregleda i radnih dozvola
- ugovore i prateće dokumente
Sve informacije dostupne su u nekoliko klikova. Nema traženja po fasciklima ni prepisivanja podataka. Time smanjujete rizik od pogrešaka i štedi se vrijeme.
Evidencija radnih sati i odsustava
Evidencija radnih sati i odsustava često je izvor nesporazuma i pogrešaka. Kada se podaci prikupljaju ručno, lako dolazi do netočnih obračuna ili previda.
U Insidico aplikaciji sati se bilježe po zaposleniku i gradilištu, a svi podaci odmah su dostupni. Odsustva poput bolovanja, godišnjih odmora i plaćenih dopusta unose se unutar iste aplikacije, s točnim datumima i vrstom odsustva.
Ako radnik otvori bolovanje, aplikacija to prikazuje odmah pa se obračun može prilagoditi bez čekanja potvrda i naknadnih usklađivanja. Rezultat su točni obračuni i jasna evidencija dostupna svima koji je trebaju.
Centralizirana dokumentacija i usklađenost s propisima
Građevinska industrija podliježe strogim pravilima, a administracija ima važnu ulogu u njihovom poštivanju. Nedostatak valjane dokumentacije može dovesti do kazni, zastoja ili dodatnih troškova.
Insidico omogućuje digitalnu pohranu svih važnih dokumenata poput ugovora, certifikata, liječničkih potvrda i drugih evidencija. Dokumenti su organizirani, povezani sa zaposlenicima i dostupni u svakom trenutku.
Kad inspekcija zatraži dokument o radnoj dozvoli, više ne tražite po fasciklima već je dovoljan jedan klik i dokument je spreman za slanje. Tako olakšavate pripreme za inspekcije i interne revizije te održavate usklađenost s propisima.
Manje administracije, više vrijednosti
Kad se procesi digitaliziraju, papirologija nestaje i posao postaje jednostavniji. Administracija više nije samo odjel koji obrađuje dokumente, već podrška cijeloj tvrtki.
S manje ručnih unosa i ponavljanja ostaje više vremena za ljude uključujući razvoj zaposlenika, planiranje resursa i suradnju s menadžmentom.
Vrijeme koje se prije trošilo na prepisivanje sati sada se koristi za analizu potreba po projektima. Administracija time dobiva novu vrijednost i postaje partner koji pomaže tvrtki da raste.
Želite administraciju bez papira i grešaka?
S Insidicom više ne ovisite o registratorima ni o nepouzdanim tablicama. Imate digitalne profile zaposlenika, točnu evidenciju radnih sati i odsustava te dokumentaciju koja je uvijek dostupna na jednom mjestu.
To znači manje grešaka, manje izgubljenog vremena i veću sigurnost u usklađenost s propisima. Administracija postaje oslonac stabilnog i učinkovitog poslovanja građevinske tvrtke.
Kontaktirajte nas na matej@insidico.com ili rezervirajte termin prezentacije putem našeg online kalendara i saznajte kako Insidico može digitalizirati vaše administrativne i HR procese.