Evidencija radnih sati na gradilištu: od unosa rada do stvarnog troška projekta

U mnogim građevinskim tvrtkama radni sati još se vode kroz papirnatu šihtericu, poruke i Excel tablice. Ured zatim prikuplja podatke s više gradilišta i spaja ih u završnu evidenciju.

Problem nije samo u dodatnom prepisivanju. Tvrtka teško može utvrditi koliko je rada i troška stvarno pripalo pojedinom projektu.

Evidencija radnih sati na gradilištu povezuje zaposlenika, broj sati, projekt i bruto satnicu. Tako tvrtka može izračunati trošak rada po gradilištu.

Aplikacija za evidenciju radnog vremena u građevini može pomoći u povezivanju tih podataka. U ovom tekstu fokus je na raspodjeli radnih sati po projektima i praćenju troška rada, a ne samo na ukupnom broju sati.

Što je evidencija radnih sati na gradilištu?

Evidencija radnih sati na gradilištu pokazuje koliko je određeni zaposlenik radio na pojedinom projektu.

Za svaki unos potrebna su četiri osnovna podatka:

• zaposlenik;
• datum;
• broj sati;
• gradilište ili projekt.

Primjerice, zaposlenik je tijekom tjedna radio ukupno 40 sati. Od toga je 24 sata radio na gradilištu A, a 16 sati na gradilištu B.

Ukupan broj sati ostaje isti. Tvrtka pritom zna kojem projektu pripada svaki dio troška rada.

Zašto ukupan broj sati nije dovoljan?

Ukupan broj sati pokazuje koliko je zaposlenik radio. Ne pokazuje gdje je radio.

To je važno kada zaposlenici prelaze između gradilišta. Dio tjedna mogu provesti na jednom projektu, a ostatak na drugom.

Ako se svi sati pripišu jednom gradilištu, financijski pregled više nije točan. Jedan projekt prikazuje prevelik trošak rada, dok drugi prikazuje premalen trošak.

Aplikacija za praćenje radnih sati može omogućiti raspodjelu rada na stvarne projekte. Time svaki projekt preuzima trošak koji mu pripada.

Radno vrijeme i sati po projektu imaju različitu svrhu

Evidencija radnog vremena prati ukupan rad i odsutnosti zaposlenika.

Raspodjela sati po gradilištima služi upravljanju projektima i troškovima. Ona pokazuje gdje je rad obavljen i kojem projektu treba pripisati trošak.

Za financijski pregled gradilišta posebno je važna evidencija rada po projektu.

Zašto je trošak rada važan?

Trošak rada nastaje svakog dana. Ne dolazi kao jedan račun s jasno navedenim iznosom, nego se nakuplja kroz velik broj pojedinačnih sati.

Ako tvrtka sate prati samo na razini zaposlenika, može znati koliki je ukupan trošak rada. Ne zna koji su ga projekti uzrokovali.

Takav podatak nije dovoljan za pouzdano praćenje rezultata pojedinog gradilišta.

Primjer 1: Koliko može vrijediti pogrešna raspodjela?

Zamislimo ekipu od osam zaposlenika. Svaki od njih radi 40 sati tjedno. To je ukupno 320 sati rada.

Ako interna bruto satnica iznosi 14 eura, tjedni trošak rada iznosi:

320 sati × 14 eura = 4.480 eura

Pretpostavimo da je pet posto sati pripisano pogrešnom projektu. To je 16 sati, odnosno 224 eura troška.

U jednom tjednu taj iznos možda neće privući pozornost. Ako se ista pogreška ponavlja tijekom više mjeseci i na nekoliko gradilišta, podaci o projektima postaju sve manje pouzdani.

Ukupan trošak tvrtke može ostati točan. Pogrešna je njegova raspodjela po projektima.

Primjer je ilustrativan. Stvarni iznosi ovise o broju zaposlenika, satnicama i organizaciji rada.

Netočan trošak mijenja sliku profitabilnosti

Projekt može izgledati profitabilno dok mu nisu pripisani svi sati zaposlenika.

Kada se sati naknadno dodaju, rezultat se može promijeniti. Moguća je i obrnuta situacija. Projektu se pripišu sati radnika koji su zapravo radili na drugom gradilištu.

Netočni podaci otežavaju:

• usporedbu planiranih i ostvarenih troškova;
• praćenje profitabilnosti gradilišta;
• planiranje potrebnog broja zaposlenika;
• raspored ekipa;
• pripremu budućih ponuda;
• rano prepoznavanje prekoračenja.

Tvrtka koja ne zna koliko je sati utrošila na određenu vrstu posla teško može pouzdano procijeniti sličan budući projekt.

Kako se iz radnih sati dobiva trošak projekta?

Radni sat postaje financijski podatak kada se poveže s bruto satnicom zaposlenika i gradilištem na kojem je rad obavljen.

U ovom tekstu bruto satnica označava internu vrijednost koju tvrtka koristi za raspodjelu troška rada po projektima.

Primjer 2: Kako se trošak dijeli između dva gradilišta?

Pretpostavimo da je zaposlenik tijekom jednog tjedna radio:

• 24 sata na gradilištu A;
• 16 sati na gradilištu B.

Njegova interna bruto satnica iznosi 14 eura.

Trošak se raspoređuje ovako:

• gradilište A: 24 × 14 eura = 336 eura;
• gradilište B: 16 × 14 eura = 224 eura.

Ukupan trošak rada iznosi 560 eura. Svaki projekt sada preuzima svoj dio.

Tvrtka sama određuje način izračuna interne bruto satnice. Važno je da isti način koristi za zaposlenike i projekte koje želi uspoređivati.

Trošak rada u financijskom pregledu

Kada se sati povežu sa zaposlenikom i gradilištem, trošak rada može se uključiti u financijski pregled gradilišta.

Direktor tada uz prihode, materijal, strojeve, vozila i kooperante vidi i trošak vlastitih zaposlenika.

Takav pregled pomaže odgovoriti na konkretna pitanja:

• raste li trošak rada brže od napretka projekta;
• radi li na gradilištu više zaposlenika nego što je planirano;
• prelaze li radnici često između projekata;
• odgovara li stvarni broj sati početnoj kalkulaciji;
• treba li promijeniti raspored ekipe.

Vrijednost evidencije nije samo u prikazu prošlog rada. Važno je da tvrtka može reagirati dok projekt još traje.

Zašto nastaju pogreške u evidenciji radnih sati?

Pogreške se često pojavljuju prije samog izračuna troška. Podaci dolaze kasno, iz više izvora ili bez jasne oznake projekta.

Papirnata šihterica, Excel i poruke

Papirnata šihterica može zabilježiti zaposlenika i broj sati. Problem nastaje kada podatke treba povezati s više gradilišta, satnicama i financijama projekta.

Excel može biti dovoljan za jednostavan popis manjeg broja zaposlenika. Kod većeg broja projekata često nastaje nekoliko verzija iste evidencije.

Jednu tablicu vodi ured. Drugu ima voditelj gradilišta. Dio sati nalazi se u porukama, a dio na papiru.

Svako prepisivanje povećava mogućnost zamjene datuma, zaposlenika, broja sati ili projekta.

Više o problemima ručnog vođenja podataka možete pročitati u članku o izazovima Excela u građevinskim projektima.

Zaposlenik radi na više projekata

Zaposlenik može u ponedjeljak raditi na jednom gradilištu, u utorak prijeći na drugo, a u petak dio dana pomoći trećoj ekipi.

Ako se na kraju tjedna evidentira samo ukupnih 40 sati, trošak se ne može pravilno rasporediti.

Naknadna provjera tada ovisi o sjećanju zaposlenika, voditelja ili osobe koja je organizirala rad.

Sati se unose prekasno

Što više vremena prođe između rada i unosa, teže je provjeriti podatke.

Dnevni unos daje najbrži pregled. Tjedni unos može biti praktičniji za ured koji prati više gradilišta.

Najvažnije je izbjeći rekonstrukciju cijelog mjeseca neposredno prije obračuna.

Odsutnosti se vode odvojeno

Godišnji odmor, bolovanje i druge odsutnosti trebaju biti usklađeni s radnim satima.

Kada se podaci vode u različitim tablicama, može se dogoditi da je zaposlenik označen kao odsutan, a istodobno ima unesene sate na projektu.

Aplikacija koja povezuje zaposlenike, odsutnosti i gradilišta olakšava provjeru podataka.

Tko treba unositi radne sate?

Ne postoji jedan model koji odgovara svim građevinskim tvrtkama. Način unosa ovisi o broju gradilišta, organizaciji ureda i odgovornostima voditelja.

Unos iz ureda

Radne sate najčešće unose osobe iz ureda. One prikupljaju informacije s gradilišta, provjeravaju ih i unose u aplikaciju.

Ovaj način rada daje uredu kontrolu nad podacima. Dobro radi kada voditelji redovito šalju potpune informacije.

Unos voditelja gradilišta

Voditelj gradilišta zna tko je radio na projektu i koliko dugo.

Zato može evidentirati sate bliže trenutku u kojem su nastali. Time se smanjuje potreba za naknadnim prepisivanjem.

Unos treba ostati jednostavan kako voditelj ne bi trošio previše vremena na administraciju.

Unos zaposlenika

U nekim tvrtkama zaposlenici sami unose svoje sate.

Ovaj model može odgovarati radnicima koji često mijenjaju lokaciju ili rade bez stalne prisutnosti voditelja.

Administrator određuje tko ima ovlast za unos.

Kombinirani model

Tvrtka može spojiti više načina rada.

Zaposlenik ili voditelj može dostaviti podatke s terena, dok ured provjerava ukupne sate i troškove. Druga je mogućnost da voditelji izravno unose sate za svoje projekte.

Softver za evidenciju radnog vremena treba podržati stvarnu organizaciju tvrtke. Ako je postupak previše složen, ljudi ga neće redovito koristiti.

Kako uvesti pouzdanu evidenciju radnih sati?

Uvođenje aplikacije treba smanjiti prepisivanje. Ne bi trebalo stvoriti još jedan paralelni postupak.

1. Odredite tko prikuplja i unosi podatke

Za svako gradilište treba biti jasno:

• tko potvrđuje rad zaposlenika;
• tko unosi sate;
• do kada se sati trebaju unijeti;
• tko provjerava nedostajuće podatke.

Bez jasne podjele dvije osobe mogu pretpostaviti da je unos napravio netko drugi.

2. Povežite svaki unos s gradilištem

Projekt treba odabrati u trenutku unosa sati.

Ne treba čekati kraj mjeseca i naknadno raspoređivati ukupne sate. To je posebno važno za zaposlenike koji rade na više lokacija.

3. Počnite s jednim ili dva projekta

Prvo uključite gradilišta na kojima su odgovornosti jasne.

Provjerite odgovaraju li uneseni sati stvarnom rasporedu rada. Zatim provjerite je li trošak pravilno raspoređen.

Nakon toga postupak možete proširiti na ostala gradilišta.

4. Tijekom mjeseca provjeravajte sate i trošak

Tjedna provjera može otkriti:

• zaposlenika bez unesenih sati;
• neuobičajeno velik broj sati na projektu;
• pogrešnu raspodjelu između gradilišta;
• nesklad između odsutnosti i rada;
• odstupanje od planiranog troška.

Pogrešku je lakše ispraviti dok su događaji još svježi.

Kako izgleda cijeli proces?

Pouzdana evidencija radnih sati može se organizirati u pet koraka:

1. Podatak o radu dolazi s gradilišta.
2. Ovlaštena osoba unosi zaposlenika, datum, sate i projekt.
3. Sati se povezuju s bruto satnicom zaposlenika.
4. Trošak rada pripisuje se gradilištu.
5. Direktor ili voditelj prati odstupanja u financijskom pregledu.

Isti podatak ne treba ponovno unositi u više tablica i programa.

Što treba imati aplikacija za evidenciju radnog vremena u građevini?

Aplikacija treba pratiti način na koji građevinska tvrtka stvarno radi.

Korisno je da omogućuje:

• unos sati po zaposleniku i projektu;
• rad s više aktivnih gradilišta;
• raspodjelu zaposlenika na više projekata;
• pregled po danu, zaposleniku i gradilištu;
• povezivanje zaposlenika s odsutnostima;
• različita prava pristupa;
• povezivanje sati s bruto satnicom;
• prikaz troška rada u financijama projekta;
• zajednički pregled za ured i gradilište.

Za građevinsku tvrtku nije dovoljno da softver za evidenciju radnog vremena prikazuje samo ukupan broj sati. Korisno je da pokaže i kojem projektu pripada rad zaposlenika.

Aplikacija za praćenje radnih sati ili cjelovit softver?

Samostalne aplikacije razlikuju se po opsegu. Neke prate prisutnost i ukupne sate, dok druge omogućuju i unos rada po projektima.

Građevinskoj tvrtki često treba širi pregled. Sati trebaju biti povezani s gradilištem, zaposlenikom, bruto satnicom i financijskim rezultatom projekta.

Ako softver nije povezan s drugim poslovnim podacima, sate je potrebno naknadno izvesti ili prenijeti u druge sustave.

Cjelovita aplikacija za građevinske tvrtke može koristiti isti podatak u više područja. Uneseni sati tako postaju dio troška projekta.

Kako Insidico povezuje radne sate i troškove gradilišta?

Insidico je aplikacija za građevinske tvrtke koja povezuje radne sate sa zaposlenicima, gradilištima i financijama projekta.

Ovisno o organizaciji tvrtke, sate mogu unositi:

• osobe iz ureda;
• voditelji gradilišta;
• zaposlenici koji dobiju ovlast.

Sati se povezuju s konkretnim gradilištem i definiranom bruto satnicom zaposlenika.

Izračunati trošak prikazuje se u financijskom pregledu projekta.

Jedan unos tako povezuje:

• rad zaposlenika;
• projekt na kojem je radio;
• trošak koji pripada projektu.

Direktor i voditelj gradilišta dobivaju jasniji pregled utroška rada. Ne moraju naknadno spajati podatke iz papirnatih šihterica, poruka i više tablica.

Više informacija o praćenju radnih sati po gradilištima dostupno je na stranici modula Zaposlenici. Podaci o zaposlenicima mogu se povezati i s upravljanjem gradilištima.

Trošak zaposlenika zatim se može promatrati zajedno s materijalima, kooperantima, strojevima, vozilima i drugim rashodima projekta.

Česta pitanja

Što je papirnata šihterica na gradilištu?

Papirnata šihterica je obrazac u kojem se vode radni sati zaposlenika.

Za praćenje troška gradilišta treba sadržavati i podatak o projektu na kojem je rad obavljen.

Kako evidentirati zaposlenika koji radi na dva gradilišta?

Sati se raspoređuju na oba projekta.

Ako je zaposlenik pet sati radio na jednom, a tri sata na drugom gradilištu, unose se dva zapisa. Njihov zbroj iznosi osam sati.

Kako aplikacija izračunava trošak rada?

Sati se povezuju s bruto satnicom zaposlenika i projektom na kojem je radio.

Dobiveni iznos zatim se prikazuje u financijskom pregledu gradilišta.

Koja je razlika između aplikacije za radno vrijeme i softvera za upravljanje gradilištem?

Aplikacija za radno vrijeme može pratiti prisutnost, ukupne sate ili rad po projektima, ovisno o svojim funkcijama.

Softver za upravljanje gradilištem povezuje sate s projektima, zaposlenicima, troškovima i drugim podacima građevinske tvrtke.

Od radnog sata do financijskog podatka

Trošak rada nastaje svakog dana. Bez dobre evidencije često postaje vidljiv tek na kraju mjeseca ili nakon završetka projekta.

Aplikacija za praćenje radnih sati povezuje zaposlenika, broj sati, bruto satnicu i gradilište.

Tvrtka tako može ranije uočiti odstupanja. Može bolje rasporediti zaposlenike, realnije pratiti profitabilnost i pripremiti pouzdanije ponude.

Dogovorite prezentaciju Insidica i na primjeru jednog gradilišta pogledajte kako se radni sati zaposlenika pretvaraju u trošak rada po projektu.